Nhưng không phải nhà quản lý nào cũng là “chuyên gia” trong lĩnh vực này. Một số quản lý không tin tưởng nhân viên có thể hoàn thành như kỳ vọng. Nên họ liên tục “nhúng tay” vào. Số khác lại phân công công việc không phù hợp. Khiến nhân viên mất động lực và không thực hiện đến nơi đến chốn. Ta phải hiểu phân công công việc không chỉ đơn giản là giao nhân viên A làm việc này và nhân viên B làm việc kia. Phân công công việc là một nghệ thuật và người quản lý hiệu quả nên “nằm lòng” 4 bí quyết sau đây.
TẬP TRUNG TRUYỀN ĐẠT NHIỆM VỤ
Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ rằng mình phân công công việc hiệu quả. Nhưng cuối cùng nhân viên lại không thành công? Khi mổ xẻ nguyên nhân thất bại, bạn nhận ra lý do là vì nhân viên không thực sự hiểu hết những kỳ vọng của bạn. Bạn có từng vừa nói chuyện với đồng nghiệp vừa vội vàng chạy đến một cuộc họp khác. Hay làm nhiều việc cùng một lúc, như là kiểm tra email và nhắn tin trong buổi họp không? Người nói phải luôn tập trung vào người nghe và gạt đi mọi thứ khác để có thể truyền tải thông điệp hiệu quả. Nếu việc bạn đang nói tới có rủi ro cao hay mang lại lợi ích lớn. Thì bạn càng cần phải ngưng lại mọi hoạt động khác để tập trung vào vai trò người truyền đạt và giao nhiệm vụ.
PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC ĐÚNG NGƯỜI ĐÚNG VIỆC
Hãy đọc qua phần trước với quan điểm của người nhận thông tin. Nhân viên có tập trung vào những gì bạn nói không? Họ có đang vội và không thực sự lắng nghe bạn không? Thế nhưng có một vấn đề quan trọng hơn cả sự tập trung: Họ có đủ khả năng, uy tín và động lực hoàn thành nhiệm vụ không?
- Khả năng: Họ có đủ kiến thức và kỹ năng để giải quyết công việc này không?
- Uy tín: Họ có nhất quán trong kết quả công việc và tuân thủ thời hạn không?
- Động lực: Họ có sẵn sàng học hỏi và nỗ lực để đạt kết quả tốt nhất không?
TRUYỀN ĐẠT RÕ RÀNG THỜI GIAN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Sau khi hoàn thành những bước trên. Bước kế tiếp là hãy đảm bảo rằng bạn truyền đạt rõ khung thời gian và thời hạn hoàn thành. Gợi ý: Nếu việc này không gấp, hãy nói rõ nhưng vẫn phải cho nhân viên biết ngày kiểm tra tiến độ và thời hạn hoàn tất công việc. Bên cạnh đó, hãy ghi chú vào lịch làm việc của bạn để tiện kiểm tra và theo dõi. Việc theo dõi sẽ bảo đảm trách nhiệm đối với công việc của cả đôi bên.
ĐẶT KỲ VỌNG RÕ RÀNG VỀ CÔNG VIỆC
Kết quả mong đợi là gì? Cần đạt được những thành quả như thế nào? Phải như thế nào mới gọi là thành công? Hãy cho nhân viên biết những kết quả bạn muốn và yêu cầu họ tự diễn tả những kết quả họ muốn đạt được. Trong bước cuối cùng này lượng thời gian mà hai bên phải bỏ ra cho việc đối thoại. Sẽ tỉ lệ thuận với mức độ phức tạp của công việc. Và cũng như ở bước đầu tiên, mức độ rủi ro hay lợi ích của công việc càng cao thì bạn càng phải thảo luận kĩ lưỡng hơn và nhất trí về những yêu cầu thành công.
Có rất nhiều lý do khiến các nhà quản lý phải giao việc. Họ không thể có đủ thời gian và năng lượng để hoàn thành tất cả công việc của cả nhóm. Phòng ban hay thậm chí một công xưởng. Họ cũng không sở hữu tất cả kiến thức và kỹ năng cần thiết . Để thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn với mức chất lượng cao nhất. Và trên hết, giao việc và quản lý quá trình thực hiện là trọng trách cốt lõi của một nhà quản lý.
